EBS Public Transportation arbeitet dank McMain kosteneffizienter

Ein ehrgeiziges öffentliches Verkehrsunternehmen, bei dem der Fahrgast und die Qualität der Reise im Vordergrund stehen. So beschreibt Frans ter Beke das Unternehmen, bei dem er tätig ist. Um das perfekte Reiseerlebnis zu erreichen, ist gutes Material eine Voraussetzung, und hier kommt McMain ins Spiel. Frans ter Beke, Delivery Manager bei EBS Public Transportation B.V., erzählt von seiner McMain-Erfahrung.

Inzwischen ist Frans seit mehr als zwanzig Jahren in der Welt des öffentlichen Verkehrs tätig und weiß wie kein anderer, was erforderlich ist, um die Implementierung einer Wartungsanwendung erfolgreich zu gestalten. „Ich hatte ein Déjà-vu bei meinem ersten Projekt im Jahr 1999, ebenfalls in einer Werkstatt. Es ist immer unterschiedlich, wie Technik und Automatisierung im Team aufgenommen werden, wie bei der Digitalen Werkstatt. Sie erleichtert nämlich die administrative Last; es geht darum, dass alle im Team in die gleiche Richtung blicken, damit die Akzeptanzrate so hoch wie möglich ist.“

Auf der Suche nach Instandhaltungssoftware

„EBS ist in den letzten zwei Jahren enorm gewachsen, und deshalb sieht man, dass auch die Prozesse neu bewertet werden müssen. So auch die der Werkstatt, und wir stellten fest, dass das Wartungspaket nicht mehr zu den aktuellen Ambitionen passte. Deshalb machten wir uns auf die Suche nach einem Ersatzpaket. Wir sind eine relativ kleine Organisation, aber wir übernehmen die Verwaltung verschiedener Arten von Bussen selbst. Es war also wichtig, dass wir all diese verschiedenen Lieferanten im System abbilden konnten. So bin ich bei McMain gelandet. Ich nahm Kontakt auf und fand den Service sowie die angebotenen Funktionen so gut, dass wir sofort die Zusammenarbeit gestartet haben.“

Administrative Last mit dem Digitale Techniker app erleichtern

„Früher konnten wir noch eine Runde drehen, um Informationen zu sammeln, aber mit vier verschiedenen Standorten ist das nicht mehr möglich. Daher mussten wir sicherstellen, dass wir unsere Informationen auf andere Weise sammeln und einsehen können. Hier kommt ein Stück Effizienz ins Spiel, denn wir wollen die Prozesse in der Werkstatt vereinfachen. Dies haben wir bereits durch die Arbeit mit der McMain-Werkstattsoftware, aber auch durch die Einführung der Digitale Techniker App erreicht. Das Beste ist zu sehen, wie begeistert dieses Tool von den Monteuren aufgenommen wurde, denn es ist eine enorme administrative Last weggefallen. Wir sind jetzt dabei, Daten zu sammeln, und im kommenden Jahr werden wir daran arbeiten, diese Daten mit PowerBI auszuwerten. Die Grundlage ist gelegt, die ersten Schritte sind gemacht, und es lebt unter den EBS-Mitarbeitern.“

„Durch McMain haben wir Einblick auf Techniker-, Werkstatt- und Busniveau. So können wir kosteneffizienter arbeiten.“

Kostenkontrolle

Neben effizientem Arbeiten und der Erleichterung der administrativen Last, war ein weiteres wichtiges Element, die Kostenkontrolle. „Früher war es üblich, die gesamten Wartungskosten durch die Anzahl der Busse zu teilen, um so die Kosten pro Bus zu berechnen. Die EBS-Werkstatt war eigentlich eine große Black Box, in der es keinen Überblick über die Ausgaben gab. Es wurde überprüft, ob die Techniker ihre Stunden erfassten und der Lagerwert überwacht, aber das war eigentlich schon alles. Heute geht das nicht mehr. Wir befinden uns mitten in einer Transition hin zu einem datengetriebenen Arbeiten und möchten Informationen auf Techniker-, Werkstatt- und Busniveau einsehen. Man denkt dabei an interne Kostenunterschiede, Kosten pro Bus, wo teure Teile eingesetzt werden und welche Materialien verschwendet werden. So können wir kosteneffizienter arbeiten.“

Lager in Ordnung bringen

Worauf möchte sich EBS kurzfristig konzentrieren? „Auf das Lager“, antwortet Frans. „Momentan ist das der Bereich, in dem noch viel Potenzial für Verbesserungen steckt, und dafür setzen wir den Digitalen Techniker ein, denn damit können wir Barcodes scannen. Es erfordert Disziplin, denn wenn die Techniker Material für einen Arbeitsauftrag entnehmen, muss es gescannt werden. So hoffen wir, dass das Lager immer auf dem neuesten Stand ist und die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit nicht auf fehlendes Material stoßen. Das Ziel ist es, die Kosten transparent zu machen, aber auch die Lagerbewegungen und die Differenzen zu überwachen. Persönlich denke ich, dass das funktionieren wird, weil die Mitarbeiter dies selbst als Lösung sehen, was die Akzeptanzrate natürlich erhöht.“

„Setz dich mit Leuten an den Tisch, die prozessorientiert denken und offen für Veränderungen sind. Dann kannst du am schnellsten Fortschritte machen.“

Tipps für den Einstieg in Instandhaltungssoftware

Wir blicken auf die Anfangsphase zurück, die EBS mit der Instandhaltungssoftware durchlaufen hat, und welche Tipps sie anderen startenden Organisationen mitgeben möchten. „Setz dich mit Menschen an den Tisch, die prozessorientiert denken und offen für Veränderungen sind.“ Eine große Rolle spielte dabei Gert ter Burg, der funktionale Administrator, der ebenfalls viel Erfahrung im öffentlichen Verkehr hat. „Auf diese Weise kannst du am schnellsten loslegen und Fortschritte mit der Wartungssoftware im Technischen Dienst machen. Und setze die Prozesse auf Papier, damit jeder sie klar vor Augen hat und du sagen kannst: So werden wir es machen. Was ich persönlich auch wichtig finde, ist eine gute Zusammenarbeit mit dem Partner. Ich denke, wir haben in McMain einen Partner gefunden, der, wie wir, eine langfristige Beziehung aufbauen möchte, die durch regelmäßigen Kontakt und die Möglichkeit, alle Themen zu besprechen, gekennzeichnet ist.“

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